El control de patrimonio en una compañía

TODAS las fábricas que necesitan materiales o mercaderías para la fabricación o para la venta, tendrán problemas de existencias y, a menos que
estos problemas se manejen correctamente, las fábricas sufrirán grandes quebrantos, debido a la pérdida de negocios ocasionada, ya sea por falta de existencias, ya por el exceso de ellas. Tanto al comienzo como al final de las depresiones, ocurre siempre que hay compañías cuya posición financiera se ha perjudicado tanto a causa de pérdidas inadecuadas, que se han visto llevadas a la quiebra.

El comprador de una gran tienda deberá seleccionar la clase de mercadería que sabe habrá de venderse, y comprarla en cantidades tales que aseguren su rápido movimiento. Si nota que esta mercancía no se vende, deberá reducir inmediatamente su precio hasta tanto ella empiece a moverse, de acuerdo con la teoría de que, si no se mueve rápidamente, es mejor no arriesgarse a pérdidas aun mayores, como sería el caso de mercaderías que han pasado de moda. En estos casos, a medida que pase el tiempo, el precio que se obtenga por esa mercadería será cada vez menor, hasta llegar al extremo de que sólo pueda venderse con una gran pérdida. Si una mercadería no se puede vender, es todavía una ganancia deshacerse de ella, en vez de conservarla. Si el comprador nota que un artículo se vende bien, deberá ordenar inmediatamente su compra en cantidades tales como para asegurarse de que podrá satisfacer a sus clientes, quienes no se irán con las manos vacías debido a que, por su imprevisión, no tenga en existencia el artículo o le falte el tamaño, color o estilo solicitados.

Si el comprador quiere asegurarse las mayores ganancias o evitar grandes pér-didas, es necesario que pueda tener siempre una información rápida y precisa sobre el estado de las existencias. Para obtener estos resultados, el comprador debe conocer a sus clientes, la clase de mercadería que éstos compran y estar en condiciones de anticiparse a la demanda que pueda haber por ciertos artículos, particularmente aquellos regidos por modas. Para asegurarse de que la información les permita controlar sus existencias, muchas grandes tiendas usan un sistema de inventario perpetuo, conocido como el sistema de control unitario, referido especialmente a aquellos artículos de las existencias que puedan rápidamente convertirse en anticuados. Los riesgos que involucra el mantener existencias son riesgos que todos los hombres de negocios deben afrontar hasta un cierto grado. Sin embargo, el comprar, almacenar, ordenar y controlar las existencias con cuidado, limitará este riesgo a un mínimo en todos los tipos de negocios, tanto aquellos que se refieren a la distribución de productos, como así también a su manufactura.

En las pérdidas originadas por controles deficientes de existencias, intervienen tres factores principales:

 

  • 1 Exceso de abastecimiento de mercaderías.
  • 2 Insuficiencia de abastecimiento de mercaderías.
  • 3 Pérdidas debidas a mermas y robos de mercaderías.

 

Las pérdidas resultantes de un exceso de abastecimiento de mercaderías pueden provenir de bajas en los precios, lento movimiento del capital circulan. te, intereses y gastos de depósito más elevados, o porque se trate de mercaderías anticuadas, deterioradas o rotas. Una baja brusca de precios, como suele ocurrir en períodos de depresión, puede obligar a reducir drásticamente el valor de existencias totales. Tales bajas no están limitadas solamente a períodos de depresión, sino que podrán ocurrir también cuando cambios eco-nómicos obliguen a la sustitución de un material por otro. El costo de manejo de existencias ha sido calculado en un promedio que varía del 15 al 25 por ciento por año, no incluyendo esto pérdida alguna derivada de una baja de precios. El sólo manejo de las existencias en sí significa costos de manipula-ción, de seguro, de depósito, de intereses, y pérdidas debidas a deterioro o antigüedad. 
 
Las pérdidas originadas por insuficiencia de abastecimientos pueden ser igualmente importantes, pero contempla. das desde otro ángulo. La falta de un material puede detener la producción de una máquina y aun de una fábrica en-tera. Puede hasta dar por resultado que una compañía no pueda cumplir con las entregas prometidas; podrá obligar al replanteo del ciclo de producción, lo cual podría traducirse en costos de producción aumentados. En el comercio, la falta de existencias de un artículo puede significar la pérdida de una venta, y si esto ocurre demasiado frecuentemente, la pérdida de un cliente.

Cuando hay exceso de abastecimiento de un material en una compañía, hay tendencia a malgastarlo, a no ser que se use un sistema muy estricto de autorizaciones para su empleo. Las pér-didas en las existencias debidas a robo, no ocurren frecuentemente, pero una vez que esta práctica se inicia, tiene tendencia a aumentar en importancia debido a que, una vez que ha empezado, si no se la ha descubierto, las pérdidas irán aumentando gradualmente hasta ser finalmente descubiertas. Un inventario perpetuo es de gran valor para reducir la tentación de robar.