Planificación, sistemas y dirección de una empresa

Planificación

Uno de los rasgos más sobresalientes de la administración moderna de negocios es la minuciosidad con que se planifican las actividades del negocio. Para planificar adecuadamente, es necesario tener un objetivo definido. Una vez conocido el objetivo de la empresa, sus actividades pueden ser planificadas antes de que éstas comiencen.

Esta planificación preliminar es el resultado de un análisis y estudio cuidadosos que determine la mejor forma de alcanzar el objetivo. Esto significa pensar antes de actuar. La experiencia ha demostrado ampliamente que la acción es mucho más efectiva cuando todos los detalles han sido estudiados anticipadamente, que cuando se los deja para último momento.

 

Sistemas

 

Con referencia a la planificación total, como así también a la planificación en detalle del negocio, es necesario que el gerente determine el sistema básico bajo el cual operará el negocio. Estos sistemas o bases de acción, que el gerente comercial ha determinado, deberán ser seguidos por todos, pues han sido establecidos como resultado del estudio y de la investigación, y asegurarán una acción económica y coordinada por parte de los miembros de la organización.

Por ejemplo, uno de los sistemas de una compañía puede ser el de vender sólo sobre una base de ventas al contado, o bien de fabricar y vender sólo un estilo o línea de mercadería, o asegurar un pequeño margen de ganancia en un gran volumen de ventas, o bien un alto grado de ganancias sobre un volumen de ventas pequeño. Estos sistemas pueden referirse a métodos de  compras, o a la forma de manejar las quejas que resulten de incumplimiento de promesas referentes a la entrega de las mercaderías a los clientes, etc. Los sistemas deberán ser establecidos por el gerente mismo para toda la organización, y por sus subordinados para aquellas partes del negocio de las cuales sean éstos responsables.

 

Dirección de empresas

Por excelentes que sean los planes y la organización de una compañía, es muy difícil que ésta pueda desarrollarse en forma adecuada si el gerente no dirige y controla cuidadosamente sus actividades. El gerente deberá desarrollar el negocio de acuerdo con las directivas de los planes y sistemas establecidos. El control de una empresa gira en su mayor parte alrededor del cumplimiento de los planes sobre los cuales se ha basado la organización de la compañía. Para asegurar tal control, el gerente deberá comparar los resultados actuales con aquellos que un cuidadoso estudio le indique sean los que deben obtenerse.

El gerente, no sólo es responsable del trazado de planes y de la determinación de los sistemas básicos de su compañía, sino que también es responsable de la provisión del personal necesario para desarrollar el negocio. Esta responsabilidad incluye la creación de las actividades necesarias para alcanzar los objetivos del negocio y obtener el personal adecuado para asumir la autoridad y responsabilidad de estas actividades. Dicha responsabilidad de organizar incluye la determinación del tipo y alcance de cada actividad, como así también la de establecer las relaciones del personal y de las actividades en forma tal que el trabajo resulte más efectivo para el negocio.