Planificación en la administración empresarial

EN LA ADMINISTRACIÓN moderna una de las características sobre. salientes es el grado de adelanto a que ha llegado la planificación en nues-tras actuales organizaciones comercia. les. Si bien su uso aún no se ha universalizado, sus posibilidades, dentro de la operación científica de un negocio, están siendo rápidamente reconocidas. "Planificar" antes de "actuar" ha sido subrayado y recalcado continuamente en todos los tratados administrativos como una técnica que siempre producirá resultados mejores que los de andar a tientas a través de un problema sin con• sideración previa alguna cuando él aparece. La planificación implica que en una organización bien llevada, los problemas futuros serán anticipados con suficiente tiempo como para que puedan recibir consideración adecuada, de modo que un estudio y una investigación cuidadosos sean empleados para determinar un plan de acción correcto.

Para arribar a las conclusiones que in. diquen cuáles serán los sistemas a seguir, se podrán usar varias técnicas, dependientes en su mayor parte de los antecedentes y de la experiencia que tengan los administradores de la compañía responsable de su implantación. La determinación de un sistema es la amplia exposición de los objetivos perseguidos; la planificación es el desarrollo de estos sistemas, las distintas fases de los cuales también podrán ser planificadas. Si los sistemas sólo son formulados, puede hacerse difícil su ejecución, a menos que se proyecten métodos detallados que ayuden a hacerlos efectivos. La provisión de métodos y procedimientos detallados que aseguren la ejecución del sistema dará por resultado los fines que se perseguían al planificar. Para lograr estos resulta. dos, podrán usarse muchos métodos y técnicas. Claro está que no todos pueden ser los mejores. Al contemplar la selección de estos métodos, técnicas o procedimientos, deberá determinarse cuáles son los más adecuados para alcanzar el objetivo deseado.

 

 

Tipos de planificación

 

 

La planificación, dentro de una empresa comercial, es totalmente diferente de aquella que involucra la construcción de un edificio. Éste, una vez construido, es definitivo; el negocio, en cambio, varía constantemente y, por lo tanto, sus sistemas y planes deberán variar para adaptarse a las diferentes condiciones. Esto exige sistemas y planes flexibles. En los negocios de hoy día no hay lugar para aquellas compañías cuyos sistemas sean tan rígidos que sólo puedan ser cambiados con dificultad.

Para asegurar sistemas y planes flexibles, una organización debe tener en su dirección a hombres que tampoco sean fijos en sus ideas. En realidad, los administradores deberán buscar constante y activamente nuevas ideas y métodos que puedan ser beneficiosos para la consecución de los objetivos del negocio. La rigidez de ideas y la falta de voluntad de cambiar deben ser totalmente evitadas dentro de una organización. La resistencia a los cambios y el deseo de preservar un estado de cosas están muy arraigados, tanto en el personal inferior de una organización, como en el de mayor jerarquía.

Para planificar en forma efectiva en una organización, es necesario tener una información tan completa como sea posible de los factores que puedan afectan el plan. La planificación deberá ser tan persuasiva que no haya parte del negocio a la cual no afecte y de la cual no puedan surgir ideas útiles. Del mismo modo, no existe negocio que no pueda sacar provecho si sus actividades son planificadas y controladas más cuidadosamente.
Algunas compañías establecen sus planes sobre la base de presentimientos o intuición; otras, sobre la de la experiencia pasada, y otras en el estudio y la investigación.

Cuanto más realista sea la información sobre que se basan los planes, tanto más efectivos resultarán éstos. No hay negocio o actividad en la cual sea innecesaria la planificación, y no hay departamento o división de un negocio donde ésta no pueda ser usada con efectividad. La planificación es tan necesaria en la explotación de una mina de carbón como en la de una compañía naviera; lo es tanto en la búsqueda de petróleo como en la fabricación de equipos para perforación y refinación del producto. Con el fin de ilustrar su aplicación, usaremos la planificación general y específica indicada para la operación de una planta manufacturera.

Una de las primeras cosas que serán necesarias en una fábrica es trazar sistemas básicos, tales como determinar si una pieza o componente será fabricado en la planta o comprado a un proveedor externo. Esta decisión básica afectará el tamaño de la planta necesaria. Otras decisiones que indispensable. mente habrá que tomar serán las de determinar si la producción de un artículo se hará sobre una base intermitente o continua; si las mercaderías se fabricarán para ser almacenadas o para satisfacer determinados pedidos; la magnitud de las órdenes de fabricación, y por último, si los trabajos de repara-ción serán o no separados de la producción regular.