Preparación de Presupuestos y sus diferentes tipos

EL PRESUPUESTO es una técnica administrativa que, bajo alguna de sus formas, se conoce desde hace mucho tiempo. Hay evidencia, por ejemplo, de que los egipcios "presupuestaban" sus cosechas, para quedar en los años de abundancia a cubierto de la escasez. Los gobiernos, durante centurias, han hecho uso de un cálculo de gastos e ingresos, a pesar de que esto sólo se usaba para adoptar tasas impositivas que aseguraran la recaudación necesaria. En otras palabras, primeramente se determinaban los gastos, a diferencia del negocio, en el cual se determinan primeramente las entradas, y los gastos son calculados después sobre la base de estos ingresos.

La experiencia que sobre esta técnica han tenido las administraciones ha sido tal, que aun un presupuesto imperfecto -es decir, aquel en el cual los cálculos de ingresos y egresos no son muy exactos ha permitido indicar la conveniencia de la elaboración de algunos subproductos muy necesarios y ha demostrado que ellos, por sí mismos, representan una contribución importante al éxito del negocio. Muchas compañías tal vez estén haciendo ahora su primera tentativa de pronosticar los ingresos y egresos en forma más detallada. Tales compañías habrán operado con miras generales tendientes a la obtención de ganancias, pero sin planes detallados para obtenerlas ni haberse trazado un camino para su logro. Por primera vez, se ven obligadas a Planificar sobre lo que puede ser un éxito razonable y la forma de obtenerlo. Se ha observado que todo negocio obtiene beneficios cuando su jefe máximo y todos sus subordinados planifican sus actividades. Es más aun: cuando han llevado estos planes al papel en términos de volumen de ventas, y los gastos en términos específicos de unidad: dólares, y unidades de producto en un intervalo de tiempo especificado.

Tales planes deben ser planes coordinadas. Los planes de los departamentos deben coincidir entre sí como los engranajes de una máquina para lograr el objetivo: Esta coordinación significa que a los distintos departamentos no se les permitirá escaparse por la tangente, sino que sus planes deben estar íntimamente relacionados con los objetivos generales que se desean lograr.

El presupuesto también significa una forma de control de gastos en el negocio; muchas veces, ha sido éste el objetivo principal de su utilización. Si bien este aspecto del presupuesto es importante, las economías derivadas de la planificación y de la coordinación de actividades constituyen una contribución básica mucho mayor. La planificación y coordinación de actividades son las que producen una gran parte de los ahorros que es posible hacer en los gastos.

La preparación de un presupuesto puede ser comparada con la navegación de un barco. Un barco que sale de Nueva York para Southampton no navega sólo en una dirección hacia el Este, sino que su curso es calculado cuidadosamente, de modo que el objetivo sea logrado rápidamente y con seguridad. A mediodía y a varias otras horas del día, mientras el barco navega, su posición es calculada y fijada en las cartas de navegación; si su ubicación no se encuentra exactamente en la ruta, se hacen los ajustes necesarios para que el barco vuelva a su curso. En los negocios, la meta será un cierto volumen de bienes e ingresos a un costo dado. Éste es el presupuesto maestro, que indica el objetivo de las ganancias para todo el negocio. Generalmente, una vez por mes, el departamento de contaduría presentará un informe que indique los resultados actuales del negocio y de sus departamentos. Si los resultados actuales están por encima, en términos de gastos o por debajo, en términos de ingresos, se efectuará una investigación de modo que puedan ser encarrilados para el mes siguiente.

De lo que se ha dicho en los párrafos anteriores, se verá que un presupuesto no es nada más que un plan escrito de los ingresos y egresos calculados cuando los planes han sido coordinados para el cumplimiento del presupuesto.

Para que un presupuesto tenga éxito la compañía debe llenar estas condiciones:

  • 1  Ser una organización en la cual se reflejen claramente los deberes y responsabilidades de sus miembros.
  • 2 Tener una contabilidad adecuada que pueda suministrar datos para los presupuestos y su consecución a intervalos regulares de tiempo.
  • 3 Sostener un sistema de pronósticos e investigación adecuados que puedan indicar qué es lo probable que ocurra y lo que deberá ocurrir.
  • 4 Obtener flexibilidad en el presupuesto.

Dado que una organización, en lo que a propósitos de presupuesto se refiere, debe reflejar la responsabilidad y autoridad de sus miembros, no debe existir duda alguna sobre éstas; no podrá haber entre éstas espacios, como tampoco superposiciones de autoridades o responsabilidades. Una organización bien desarrollada, en forma tal que cada posición tenga sus responsabilidades definidamente establecidas, es un requisito esencial para un presupuesto. Cuan. do existan superposiciones, ya sea de autoridad como de responsabilidad, no puede haber una contabilidad clara, y sin contabilidad no puede funcionar un presupuesto.

La contabilidad es necesaria para suministrar, tanto a la gerencia general como a los departamentos, la información  referente a los gastos pasados, sobre los cuales se puedan basar cálculos de gastos futuros como así también para reflejar la contabilidad de la organización. El orden de las cuentas deberá basarse sobre las unidades de la organización cuya responsabilidad se desea que aquéllas reflejen. El presupuesto, en otras palabras, deberá hacerse en términos de unidades de organización, y las cuentas deberán representar a cada una de estas unidades. Esto exige a menudo una contabilidad mucho más detallada. Por ejemplo, no es suficiente tener sólo una cuenta de "gastos de oficina" si a esta cuenta se le cargarán todos los gastos de oficina de la organización entera. Si esto se hiciese, no se podría hacer recaer la responsabilidad por exceso de gastos sobre nadie. Si la cantidad presupuestada es de 2.000 dólares mensuales y los gastos actuales son de 2.850 dólares, hay un exceso de gastos de 850 dólares, pero como la contabilidad no muestra si de este exceso es culpable el departamento de personal, de producción o de ventas, no se podrá hacer responsable a ninguno de ellos. Pero si el jefe del departamento de personal tiene un presupuesto para gastos de oficina de 900 dólares mensuales y ha gastado 1.150 durante ese mes, puede hacérsele responsable por este exceso de gastos.

 

 

Tipos de presupuesto

 

El pronóstico adecuado es la base de un presupuesto. Esto no significa que ello deba ocurrir con una precisión absoluta, pues rara vez sucede. Sin embargo, es necesario hacer planes sobre lo que probablemente ocurra en el período a cubrir por el presupuesto. Esto es particularmente necesario en aquellos casos en que se usa un presupuesto fijo. Al hacer estos pronósticos, conviene obtener la ayuda y cooperación de todas las personas a quienes se les requerirá lograr los objetivos prefijados. En esta forma, cuando finalmente se les dan a conocer las cantidades del presupuesto, nadie podrá quejarse de que alguien alejado de ese trabajo haya calculado las cantidades y, por lo tanto, pueda criticarlo. El ha sido uno de los que ayudaron a prepararlo, y esas cantidades son tan suyas como de la oficina de presupuesto. Es más: las cantidades que se determinen como gastos no deberán ser simples adivinanzas, sino que deben estar basadas sobre cuidadoso estudio e investigación para determinar el futuro.
El valor máximo de los presupuestos está en su flexibilidad.

 

Hay dos tipos principales de presupuestos:

 

  • 1 Presupuesto fijo.
  • 2 Presupuesto variable.

El presupuesto fijo es valedero como meta y puede ser usado para este propósito en todos los negocios. Sin embargo, es el tipo de presupuesto usado casi únicamente en la administración de servicios públicos, colegios, hospitales, etcétera, en donde el volumen no fluctúa mayormente y puede ser calculado con bastante exactitud de año en año. En aquellos casos en que los volúmenes de ventas varían ampliamente, es decir, que son difíciles de calcular, el presupuesto variable tiene la necesaria flexibilidad.

Por ejemplo, en el presupuesto de producción, éste puede haber sido calculado para un mes determinado en unas mil unidades. Sin embargo, si al fin de ese período sólo se han fabricado 850 unidades, no sería justo comparar el presupuesto preparado para mil unidades con los costos de producción de 850 unidades, porque no mostraría en modo alguno si el trabajo de producción ha sido llevado a cabo adecuadamente, a pesar de que la cantidad de gastos ha sido menor que la presupuestada.