Elección de proveedores y fuentes de materiales

Una de las funciones importantes de un departamento de compras es la de confeccionar una lista de proveedores satisfactorios para cada uno de los artículos necesarios en la fabricación del producto. En esta lista estarán inscritos los proveedores correctos que estén en situación de abastecer los artículos a precios satisfactorios y sobre quienes se pueda depositar la confianza de que efectuarán las entregas puntualmente. La confianza que se tenga en el abastecedor es tan importante como sus precios. Para cada material, necesariamente deberá haber una lista de abastece. dores. Las revistas técnicas y del ramo también serán de ayuda para familiarizar al agente de compras con todos los nuevos desarrollos de materiales, como así también con los nombres de los abastecedores.

Al colocar un pedido es conveniente, sobre todo si se trata de un pedido gran. de, repartido entre varios proveedores, o alternar las órdenes entre abastecedores adecuados, de modo que si ocurriese 'una huelga o un incendio en la fábrica de alguno de éstos, los otros abastecedores continúen proveyendo a la fábrica.

Al solicitar ofertas de los abastecedores, el agente de compras deberá limitarse solamente a los de confianza y debe estar dispuesto a dar la orden de compra a alguna de las compañías a las cuales ha pedido un presupuesto. No es correcto pedir presupuestos a compañías a las cuales no se entregaría la orden, ni aún en el caso de que ofreciesen precios más bajos, por no consideradas de confianza el agente de compras.
Cuando los ofertantes envíen sus presupuestos, éstos deberán ser estudiados en una planilla de análisis para determinar cuál es, en realidad, el más bajo. Al agente de compras deberá interesarle asegurarse aquel abastecedor que entregue el material o equipo de la calidad apropiada, en la fábrica del comprador, al más bajo precio. Los efectos de ,los costos de transporte, tasas por embalaje y flete y otros gastos adiciona. les que el abastecedor pueda incluir en su precio, tendrán importancia sobre éste, y demandarán cuidadosa consideración cuando se haga el análisis de las ofertas.

Al colocar una orden, el precio es un factor de importancia, pero no el único. La posibilidad de efectuar la entrega en el momento necesario, servicios rendidos -por ejemplo, instalaciones y reparaciones que deban efectuarse-, todo esto afectará la adjudicación final de la compra. El agente de compras, no sólo debe estar interesado en el precio del material, sino en obtener el más bajo costo final por unidad de producto.
Por ejemplo, se podrá usar un material plástico en lugar de hierro fundido, a pesar de que el material cueste considerablemente más. Sin embargo, al hacer uso del material plástico se podrán 'eliminar varias operaciones fabriles, debido a lo cual el costo final por unidad se verá reducido, no obstante de que el costo del material en sí mismo sea más alto.

El comprador de una gran tienda no deberá comprar al precio más bajo los artículos necesarios, sino más bien aquellos que realmente pueda vender a sus clientes al precio acosturnbrado y que, al mismo tiempo, le rindan una ganancia adecuada.

Al comprar, es conveniente desarrollar relaciones amistosas entre el comprador y el vendedor. El vendedor de la casa abastecedora puede ser de ayuda al informar al comprador sobre ciertos desarrollos en la industria, llamando su atención hacia nuevos materiales, maquinarias y métodos. Puede serle también de ayuda en una emergencia, como así también al hacerle posible, de tiempo en tiempo, la compra de ciertas mercaderías a precios de oportunidad, o haciéndole saber con anticipación aumentos de precios.