Lo que se debe comprar y lo que no hay que comprar

La compañía podrá adquirir los materiales que necesite mediante la compra de artículos con marca de fábrica, de acuerdo con especificaciones, basándose simplemente en una mera descripción o de acuerdo con una selección persona!.

La mayor parte de los agentes de compras son de opinión de que, en aquellos casos en que los artículos no se compran en grandes cantidades, son de poco valor y cuyas especificaciones no pueden ser preparadas rápidamente por ser dema-siado costosas, la compra de dichos artículos se realizará mejor sobre una base de marca de fábrica. En estos casos, la reputación y confianza de que goce una compañía es de tal importancia, que, aun si los materiales comprados son de un costo mayor, tales compras se justificarán por la mayor confianza y mejor servicio.
 
En aquellos casos en que sea necesario comprar los artículos en grandes cantidades y sus especificaciones puedan ser establecidas con precisión, se recomienda este tipo de compra. En este caso, el artículo comprado no es de una calidad ni mejor ni peor que la necesaria, puede ser inspeccionado con toda precisión, y se lo podrá obtener al más bajo precio mediante una licitación de competencia. Este precio no corresponderá a una marca de fábrica, y en vez de ser entregado sólo por una compañía, pagando el precio que ésta pida por él, el artículo podrá obtenerse mediante ofertas de cuatro o cinco compañías, dando la orden de compra a la de más bajo precio.

La preparación de especificaciones será una función del departamento técnico, juntamente con el consejo y ayuda del departamento de compras. Del departamento técnico, debido a que tiene la responsabilidad de la calidad y utilidad del producto y, por lo tanto, debe permitírsele especificar los materiales necesarios; del departamento de compras, debido a que está al tanto de los costos de materiales y de aquellos factores de las especificaciones que afectan el precio, y también porque puede ser de ayuda al recomendar cambios, dentro de esas especificaciones, que signifiquen mejores materiales a un menor costo para la compañía.

Tanto como sea posible y práctico, el departamento técnico debe especificar la compra de materiales normales, que por tal motivo no se fabricarán en pequeñas cantidades, para adaptarse a necesidades especiales. Tales materiales normales se pueden obtener de una gran cantidad de vendedores, a precios de competencia, y a menudo también directamente desde los depósitos, asegurándose así una pronta entrega.
El departamento de compras deberá también mantener informado al técnico sobre todo nuevo material que, de adoptarse, pueda significar un producto mejorado a un precio más bajo.

En algunos casos, una simple descripción del artículo puede ser suficiente para asegurar su correcta individualización; éste sería, por ejemplo, el caso de la compra de broches para papel. Las situaciones más difíciles de compras son aquellas en las cuales no se pueden dar por escrito especificaciones y normas suficientemente precisas, y cuya selección debe depender de la elección personal. Esto ocurre con muchos pro-ductos agrícolas, que pueden variar debido a una temporada húmeda o a una temporada seca, a tiempo caluroso o a tiempo frío, etc. En estos casos, los grao dos de diferencia no son suficientemente precisos como para revelar 'la verdadera calidad de los productos, y se hace entonces necesaria la selección personal de ellos. Esto ocurre también cuando el comprador de una gran tienda elige artículos de moda.