El libro mayor y su importancia

La disposición del Código de Comercio sobre los libros rubricados, en el sentido de que deben ser foliados y encuadernados, ha impreso originalmente para el Mayor iguales características. Casi todos los Mayores que se empleaban hasta hace poco tiempo y que aun se hallan abundantemente en la práctica, son encuadernados y del sistema de doble página o folio; la de la izquierda, destinada al Debe, con igual numeración que la de la derecha, utilizada para el Haber.

Para evitar desperdicio de espacio, surgió la idea de dividir cada página en dos partes iguales, para el Debe y el Haber, reduciendo el formato y tamaño de los libros. En una u otra forma, el rayado corriente de este libro ofrece las siguientes características:

a)    En el centro se anota el nombre de la cuenta respectiva: Mercaderías, Caja, Bancos, etc.
b)    La página de la izquierda o la mitad izquierda de cada página, cuando se trate de Mayores así preparados, se destina al Debe, palabra que figura generalmente impresa arriba, en forma visible.
c)    Hay una columna para el mes y día.
d)    Luego, un espacio ancho para detallar las operaciones que se pasan a Cada cuenta.
e)    Una pequeña columna para anotar la página del Diario en que se halla el asiento que se pasa.
f)    Vienen luego dos columnas para los importes.
g)    La parte de la derecha, o Haber, es exactamente igual a la de la izquierda y tiene las mismas características anotadas en los puntos c), d), e) y
En los Mayores encuadernados es indispensable disponer de una libreta-índice para registrar las cuentas y sus folios respectivos.
Por mucha previsión que exista al iniciar el libro, es difícil calcular la cantidad de páginas que insumirá el movimiento de cada rubro o cuenta v es frecuente tener que hacer transportes lejos del lugar primitivo. Por este mismo motivo, los libros encuadernados no se adaptan para mantener un buen ordenamiento de las operaciones; pueden surgir nuevos rubros para los cuales no haya lugar disponible dentro del orden que corresponde.
La forma de hacer los pases de los asientos del Diario al Mayor es sumamente simple y se reduce, casi podría decirse, a escribirlos nuevamente en distintas páginas segun se van leyendo.

El Mayor, así, ordena las cuentas que están anotadas en el Diario, por orden riguroso de fecha, dando a conocer el movimiento de cada una de ellas, en cualquier momento: su débito, su crédito y su saldo. El libro Mayor encuadernado y foliado es el antiguo y clásico. La circunstancia de que el Código de Comercio no lo haya incluido entre los declarados indispensables, ha permitido introducir variantes para amoldado a las exigencias de la técnica moderna, facilitando la labor y el ordenamiento de las cuentas.

El modelo más común, en ese sentido, es el de hojas movibles, constituído por un juego de tapas entre las cuales se coloca la cantidad de hojas sueltas que se desea, uniendo el conjunto con tornillos, sistemas de cuerdas y otros procedimientos comunes y corrientes en plaza.
Esta modalidad permite, entre otras, las siguientes ventajas:

a)    El ordenamiento de las cuentas, que se mantiene en forma rigurosa. Terminada una página, se agrega otra u otras a continuación de la anterior.
b)    El libro es siempre nuevo; las hojas terminadas, especialmente cuando se ha cerrado el ejercicio económico, pueden retirarse, archivarse en un lugar aparte o en juegos especiales de tapas para ese objeto.
c)    La clasificación del plan de cuentas es siempre correcta.
d)    Pueden intercalarse hojas de análisis adicional, subcuentas, etc., donde se desee.

Ciertas casas de comercio utilizan fichas sueltas que se archivan en cajones de metal; además, si existen equipos mecánicos para jornalizar las operaciones, emplean fichas similares de tamaño menor, que se guardan del mismo modo.

Aunque la rutina sólo ve como Mayor al viejo libro encuadernado, hoy ya en desuso, todos los indicados son también Mayores, que se rigen en la forma impuesta por el adelanto en los procedimientos contables, aprovechando la falta de disposiciones legales que obligan a amoldarse a normas anticuadas y poco apropiadas para el ritmo acelerado de las operaciones de hoy.