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Teoría de la partida doble


Quedó demostrado anteriormente que es imprescindible la personificación de las cuentas para poder aplicar la Partida Doble.
Pasamos, ahora, a estudiar cómo se clasifican las cuentas en Teneduría de Libros. Hemos visto que la base de la Teneduría de Libros por Partida Doble es que toda operación mercantil tiene un doble carácter, que es el de recibir y de entregar. Para presentar un cuadro completo de cualquier transacción, ambos caracteres deben ser registrados, uno como DÉBITO y otro como CRÉDITO.

Si adquiero valores, debo indicar cómo los adquirí; si he dado en cambio dinero, acredito a la cuenta CAJA; si no los he pagado todavía, he contraído una obligación y debo acreditarla a una cuenta personal.
Si incurro en gastos para llevar adelante el negocio, o los abono con dinero o aumento mis obligaciones, ambos aspectos deben ser registrados; la cuenta que representa al gasto será debitada, acreditándose a la cuenta CAJA o a la cuenta personal correspondiente. Se observa claramente, entonces, que la Teneduría de Libros por Partida Doble no es una simple operación aritmética, sino un refleje del estado actual de los negocios.

Cada DÉBITO cargado a una cuenta de resultado (gastos) involucra un CRÉDITO a una cuenta referente a un valor o a una obligación, que da por resultado la disminución del valor neto de los bienes del comerciante, o sea de su patrimonio. Inversamente, por cada CRÉDITO a una cuenta de resultado (ganancia o beneficio) involucra un DÉBITO a una cuenta de valores u obligaciones, cuyo resultado es el aumento neto de esos valores. En otras palabras, los beneficios suponen necesariamente el aumento del valor neto de los bienes, o sea del patrimonio comercial, y las pérdidas o gastos dan lugar a una disminución del neto de esos valores o bienes, verdad que nos dicta el mismo sentido común.

De ahí que en Partida Doble, las pérdidas siempre figuran como DEUDORAS y las ganancias como ACREEDORAS.

 

BALANCE DE COMPROBACIÓN

 

Puesto que cada operación requiere dos partidas, una en el DÉBITO Y otra en el CRÉDITO, se obtendrá que el total de las partidas deudoras en cualquier contabilidad, debe ser igual al de las partidas acreedoras. Si, por lo tanto, se hace en cualquier momento una lista detallada de todos los débitos, a la vez que la de todos los créditos, el total general de las dos será, necesariamente, igual. Éste es el principio del Balance de comprobación. No es, sin embargo, corriente analizar un Balance de comprobación para mostrar el total de los débitos y créditos. Es suficiente balancear cada cuenta.
Por ejemplo, la cuenta de Juan Garda puede aparecer en los libros así:

DEBE                                       HABER
 Mercaderías $1 000 por Caja     $ 500
"Mercaderías $2 500 descuento. $ 100

un detalle de los débitos y créditos totales, la cuenta aparecerá con un débito de $ 3500 Y un crédito de $ 600. En la práctica, sin embargo, se balancean estas sumas y se anota solamente el saldo deudor de $ 2 900. Lógicamente, las dos columnas del débito y crédito del Balance de comprobación deben ser todavía iguales .

Es sumamente importante tener en cuenta que el Balance de comprobación no es parte integral del sistema de la Partida Doble; los números del Balance de comprobación no son asientos que requieran un débito o un crédito complementario, desde luego. Todo lo que se ha hecho ha sido anotar en una planilla una lista de los saldos existentes en los libros, en una fecha determinada. Esta lista incluye todos los saldos de todas las cuentas, lo mismo valores que obligaciones y pérdidas y ganancias, cuentas materiales, personales y nominales. Las sumas de los saldos deudores y de los saldos acreedores deberán también resultar iguales entre sí.
Lo demostraremos con un ejemplo.

BALANCE¡ DE COMPROBACiÓN y SALDOS
    SUMAS                       SALDOS
                   DEBE         HABER     DEUDORES   ACREE.
CUENTAS
Capital ....                       $ 2500                        $2500
Mercaderías. $ 3 000       $ 1000     $2000    
Caja .......       $ 1 500     $     500     $1000    
Comisiones .  $     300     $     800                    $ 500
Doc. a cobrar  $ 4 000     $ 2000                      $2000    
Obligo a pagr  $ 1 500     $1500       $2000
Sumas              $10 300     $10300     $5000   $5000

 

El Balance de comprobación y saldos incluye todas las cuentas, lo mismo valores que obligaciones, y pérdidas y ganancias, o sea, cuentas materiales, personales y de resultado, dando a conocer lo que debe cada cuenta y lo que se le debe a ella. El comerciante, representado en la contabilidad por la cuenta CAPITAL. vigila el movimiento de cada cuenta, hasta el momento del Balance general o Cierre de libros. Es ésta la época en que el comerciante necesita saber lo que debe y se le debe. Y lo consigue por

medio del Balance de comprobación y saldos, que practica anualmente, para poder analizar su situación económica y establecer, por medio del Inventario, su activo y pasivo en esa época. El paso que sigue al Balance de comprobación y saldos es la preparación del movimiento habido en el negocio y estudio de las cuentas de resultado (pérdidas y ganancias). La cuenta PÉRDIDAS y GANANCIAS se hace cargo, en la época del Balance general, de todas las pérdidas y ganancias resultantes, pasando a CAPITAL el beneficio neto obtenido (en cuyo caso dicho capital quedará aumentado) o la pérdida sufrida (en cuyo caso el capital quedará disminuido).

En esta forma, la cuenta PÉRDIDAS y GANANCIAS excluye a todas las cuentas de resultado, quedando ella debitada o. acreditada con la diferencia resultante entre las pérdidas y las ganancias.
Demostraremos lo expuesto, con un ejemplo práctico:
Sea el siguiente Balance de saldos:

CUENTAS
SALDOS DEUDORES ACREED.
    Capital             $5950
    Mercaderías                 $20000
    Caja                         $5000
    Gastos Generales         $500

¿Cuál es la intervención de la cuenta de PÉRDIDAS y GANANCIAS en este momento? La de hacerse cargo de las pérdidas y beneficios habidos, empezando por hacerse cargo de los saldos que arrojan las cuentas de resultado, pasando, luego, a las cuentas materiales y personales.
En nuestro Balance de saldos, las cuentas de resultado que han dado pérdida son las siguientes:

Pasados dichos asientos al Mayor, resultarán saldadas las cuentas de resultado y debitada la cuenta de PÉRDIDAS y GANANCIAS por $ 1 950.
No termina aquí el análisis de las cuentas de nuestro balance.

Corresponde ahora analizar las demás cuentas (personales o materiales), puesto que ellas pueden arrojar también o una pérdida o una ganancia.
Empezando, entonces, a estudiar la cuenta MERCADERÍAS, observamos que arroja un saldo deudor de $ 20 000. Dicho saldo no será el valor de las mercaderías existentes en el negocio en la fecha del Balance general. Será necesario efectuar un inventario de las mismas. Suponiendo que la existencia, según inventario, sea de $ 25 000, inmediatamente observaremos que hemos ganado $ 5 000 en dicha cuenta.

Analizando ahora la cuenta MUEBLES y ÚTILES, vemos que arroja un saldo de $ 1 000. No será éste el valor de los muebles existentes en el negocio en dicha fecha. Habrá que darles un valor actual, ya que el uso habrá disminuido su valor de compra. Suponiendo, entonces, que los Muebles y Útiles del negocio, en la época del Balance general, asciendan a $ 950, o sea, 5 % menos que el precio de compra, tendremos una pérdida de $ 50.

Habremos, así, obtenido una ganancia en la cuenta :Mercaderías y una pérdida en la cuenta Muebles y Útiles