Administración de las oficinas

La cantidad de personal empleado en las oficinas de los negocios ha aumentado enormemente en las tres últimas décadas. Este gran aumento tiene su origen en el uso de controles más precisos en la industria, y en las demandas en general de los gobiernos, tanto municipales, provinciales como nacionales, de informaciones de toda clase sobre las actividades comerciales.

Los métodos más precisos que se están usando en la planificación y control de los negocios requieren información que sirva de base para trazar los planes; una vez trazados éstos, deben ser traducidos en procedimientos -tales como procedimientos de control de producción-, los cuales en general exigen muchos requisitos y trabajo oficinesco para ser manejados. Es más: los negocios modernos controlan las actividades hasta un grado tal, que hace unas décadas hubiera resultado increíble. Para controlar el cumplimiento de las tareas, tanto de los individuos como de los de-partamentos, se exigen informaciones, las que se obtienen de los registros, cuyas finalidades, entre otras, son la de suministrar esa información.

El trabajo de oficina en un negocio podrá estar bajo la responsabilidad de los diversos jefes departamentales. Los jefes de departamentos, interesados como están en su propia función dentro del negocio, es muy posible que dediquen poco tiempo a la organización y administración del trabajo en su oficina. En algunas casas y en algunos negocios se designa a un gerente de oficina, cuyos deberes son aconsejar y ayudar a los jefes departamentales, para coordinar la implantación de mejores métodos dentro de la oficina. Pronto se reveló que muchos de los servicios necesarios para la marcha de una oficina eran al mismo tiempo comunes a otros departamentos, tales como servicio de mensajeros, servicio de correo, servicio de teléfono ye internet, los cuales no estaban bajo la responsabilidad especial de nadie dentro de la organización, y que probablemente se llevarían a cabo en forma más perfecta si alguien se hiciese cargo de ellos.

En algunos casos, estos servicios fueron agregados a las tareas que ya le habían sido asignadas al gerente de oficina; más adelante el estudio reveló que ciertos tipos de trabajos de oficina, tales como dactilografía, estenografía, archivo,etc., eran comunes a todos los departamentos y podrían ser llevados a cabo de una manera más eficaz si se los centralizaba. Al centralizar estas actividades, se lograba mayor especialización, y el tiempo empleado por estos trabajadores se podía usar en una forma más efectiva y al máximo de sus capacidades. Por ejemplo, un jefe podía a veces tener una secretaria que debía ser una estenógrafa experta. Probablemente, ella no iba a dedicar a la estenografía más de una hora por día, y durante el resto de él realizaría tareas mucho menos especializadas, tales como archivo, contestar el teléfono y trabajo general de oficina.

Al centralizar estas actividades también se pueden establecer niveles básicos de rendimiento e implantar un sistema de pagos de estímulo, que permitirá al empleado obtener ganancias adicionales.
Centralizando todos estos servicios y realizando gran parte del trabajo en forma común a todos los departamentos, no pasó mucho tiempo antes de que todo el trabajo de oficina fuese centralizado bajo un solo control, aunque el lugar de trabajo del empleado de la oficina siguiese siendo el mismo.
Esta mayor centralización del trabajo de oficina permitió poner más cuidado al tomar empleados para que encuadrasen dentro de ciertas especificaciones de tarea y adoptar una uniformidad de salarios que asegurase a los empleados un pago equitativo, un adiestramiento mayor y más flexibilidad en el trabajo. Cuando se llevan a cabo trabajos de oficina para varios departamentos, éstos pueden ser conformados

o ensamblados en forma tal que el trabajo de todos los departamentos se ajuste a un plan y que los empleados de esa oficina estén permanentemente atareados.

En los últimos años ha habido una fuerte tendencia a proveer mejores condiciones de trabajo para los empleados de oficina. Los niveles medios de iluminación se han elevado gracias a 105 adelantos alcanzados en esta materia, que hacen posible un mayor .uso de iluminación general, en lugar de iluminación localizada, y más intensidad lumínica. Se ha prestado mucha atención al control de los ruidos, en la creencia de que el ruido aumenta la fatiga del trabajo de oficina y disminuye, tanto la producción, como la calidad de ese trabajo.

Las oficinas generales ruidosas, tales como el departamento de las máquinas de imprimir direcciones en los sobres y el departamento de las máquinas tabuladoras, han sido separadas para alejarlas de la proximidad de oficinas menos ruidosas, o se las ha aislado en forma tal que el ruido quede confinado a ese solo departamento. En aquellos casos en que el ruido no es tan grande como en los departamentos mencionados, se ha puesto cuidado en usar coberturas de pisos, cortinados, máquinas que produzcan menos ruido, tales como las máquinas de escribir silenciosas, etc. Un factor al elegir la ubicación de oficinas es la ausencia de ruidos exteriores.