Coordinación: organizar registros e informes

En cualquier tipo de negocios, particularmente en los importantes, la coordinación de las actividades es fundamental. A medida que el negocio crece, tiene la tendencia a hacerse más especializado o "funcional"; el personal se va alejando cada vez más de la cabeza al contrario de lo que ocurre en los pequeños negocios, y podrá no estar adecuadamente informado sobre los sistemas y objetivos del negocio. Debido a esta falta de información y con la división cada vez mayor de las tareas, es muy fácil que las diferentes actividades funcionales puedan escapar por la tangente y no se adhieran a los objetivos prefijados.

Hay muchas formas de obtener esta coordinación. Si la cabeza central se mantiene alerta, podrá por sí misma actuar como coordinadora en las discusiones con sus subordinados; se podrán formar comisiones compuestas por todos los que sean responsables de una tarea determinada. Las comisiones no son sólo de provecho para obtener coordinación, sino también sirven como un excelente campo de adiestramiento para los jefes, pues mantienen a todos los miembros informados, no sólo de sus propios departamentos, sino también del trabajo de otros departamentos y de la forma en que este trabajo se conecta con la organización total del negocio. El presupuesto coordinado es una de las formas mejores de obtener una coordinación adecuada.

En él toda actividad es considerada en términos de planes totales de la compañía, y controlada por medio de informes regulares de rendimiento. Al estructurar una organización, se la debe considerar cuidadosamente por los efectos que pueda tener sobre el desarrollo de los individuos que forman parte de ella. El objetivo de una organización debe ser formar personal y no restringirlo dentro de su actividad. Si se establecen reglas rígidas y procedimientos detallados, desarrollados en forma que haya poco campo para que el trabajador use su iniciativa y adiestramiento, éste degenerará en un autómata, que se moverá, pero que no usará su inteligencia para tomar decisiones. Si una organización desea formar su personal de modo que, a medida que se  creen nuevos trabajos, sea posible llenarlos con personal de su propia organización, deberá tener cuidado de usar métodos que formen personal, en vez de usarlo solamente.

Todas las organizaciones reflejan el carácter y tipo de su dirección; no sólo el de sus escalones más altos, sino el de todos sus escalones, hasta el de capataz. Para obtener la más sincera ayuda del personal de la organización, éste deberá estar convencido de que sus dirigentes saben hacia dónde van y han desarrollado con cuidado sistemas y planes para poder, por medio de ellos, llegar allí. Puede decirse que casi no hay nada que pueda quebrar tan rápidamente el espíritu de una organización como la convicción por parte del personal de que la administración no sabe a dónde va o lo que está haciendo. Muchos directores están convencidos de que si una organización quiere lograr sus objetivos en la forma más completa y efectiva, posiblemente se deba desarrollar dentro de ella el espíritu directivo, y de que una organización de timoratos sin carácter no ayudará al desarrollo presente o futuro de la misma.

 

 

REGISTROS E INFORMES

 

Los registros contables presentan la información básica con la cual se harán los informes. Estos informes reflejarán el rendimiento de cada individuo dentro de la organización. Por. ejemplo, un registro de trabajo mal ejecutado y rechazado por los inspectores, indicará en qué grado producen los obreros, en comparación con los niveles de calidad establecidos. Frecuentemente, el deseo que por esta información se tiene es tan grande, y los sistemas establecidos para obtenerla son tan complicados, que el costo del informe y de los sistemas usados en su desarrollo son mucho mayores de lo necesario o no se justifica el ahorro que la compañía pueda obtener por su intermedio.

Cuando esto ocurre, se origina un sistema de expedienteo y papelería. Las organizaciones deben adaptarse a las situaciones y a los objetivos que se deseen lograr. Por ejemplo, si el problema de que se trata es dirigir y controlar grandes cantidades de obreros en una situación de emergencia en una catástrofe ferroviaria, por ejemplo, la acción directa en los controles será de gran importancia, como así también la de conceder gran responsabilidad y autoridad a las personas que se encuentren a cargo de los trabajos. Al hombre que se encuentra a cargo de éstos, deberá permitírsele realizar la tarea de acuerdo con su criterio, siendo su mayor trabajo el de despejar los rieles de modo que el tráfico se reanude sin interrupción.

El costo de esta operación no se tendrá en cuenta. Por otra parte, si se está construyendo el edificio para una gran oficina, la misma compañía deberá modificar radicalmente su organización para el trabajo. En este caso, la fecha de entrega del edificio, si bien importante, no lo es tanto como en el caso de una catástrofe. Cuando se trata del edificio, el factor de máxima importancia y que más se tomará en cuenta, será el de la economía del costo. Será importante aquí el uso de departamentos "funcionales" para obtener las ventajas de la especialización y bajo costo.