Disposición y organización de la oficina

Junto con el desarrollo de mejores condiciones de trabajo, vinieron las mejoras en la disposición de las oficinas. Si bien no siempre es fácilmente discernible, existe o puede ser desarrollada una forma de trabajo adecuada a la naturaleza de la oficina. Esto es relativamente fácil en oficinas en que el trabajo fluye en grandes cantidades y en las que se realizan en general siempre las mismas operaciones. Por ejemplo, un negocio de editorial de revistas tiene relativamente pocos tipos de operaciones, tales como el manipuleo de nuevas suscripciones, el cambio de direcciones de suscriptores, la recepción del pago de las suscripciones, el envío de folletos que promuevan las ventas, etc.

Para cada una de estas operaciones puede desarrollarse un procedimiento básico y ubicar los departamentos en el orden en el cual se habrán de llevar a cabo las operaciones, para reducir al mínimo el manipuleo. En forma similar, en una casa de ventas por correo, los procedimientos principales serán aquellos que se relacionan con los pedidos de los clientes. Las distintas operaciones que se realizan de acuerdo con los diversos tipos de órdenes, se llevan a cabo usando procedimientos prefijados, y cada departamento manejará la corriente de pedidos en forma más o menos directa.

Otro desarrollo en la disposición es el uso de grandes oficinas abiertas, en lugar de pequeñas oficinas privadas. Este desarrollo permite una utilización de espacio más efectiva, mejor iluminación y ventilación y una vigilancia de oficinas más eficiente. Puede tener el inconveniente de que esta oficina resulte ruidosa y propicia a la distracción, motivos por los cuales en muchas partes se trata de no usarlas.
Debido al enorme aumento, tanto en la cantidad como en el costo de las actividades oficinescas, la mecanización de las oficinas es ahora propiciada en casi todas ellas. Se están realizando toda clase de esfuerzos para hacer que el trabajo de las oficinas sea más fácil y menos fatigoso, y al mismo tiempo, para aumentar la producción por medio del uso de máquinas. Las máquinas de escribir silenciosas, los mimeógrafos, los equipos tabuladores, las máquinas contabilizadoras, las máquinas de sumar y las máquinas de escribir eléctricas son sólo unos pocos de los muchos tipos de máquinas que se usan en las oficinas. Es parte de la responsabilidad del gerente de oficina dar su opinión al determinar la cantidad, clase y tipos de máquinas de oficina que puedan ser usadas más efectivamente en la compañía.
El archivo es otra actividad importante que debe vigilar el gerente de oficina.

Parece haber una tendencia hacia el uso de un departamento de archivo central, en lugar de permitir que los archivos estén desparramados en todos los departamentos del negocio. En un sistema centralizado, todos los archivos existentes se encuentran inscritos en un índice único. Bajo este sis-tema, el señor X es un cliente de la compañía, un subcontratista o un vendedor. Todos los papeles referentes al señor X, junto con los memorándums correspondientes, etc., estarán archivados en la carpeta del señor X. Éste es el extremo de un archivo centralizado. En algunos casos podrá justificarse que algunos papeles sean conservados en archivos departamentales. Un sistema de archivo centralizado como el descrito tiene ciertas ventajas especiales, es decir, brinda una operación económica, elimina duplicados, ahorra espacio y equipo, y si es debidamente manejado, dará a la oficina mucho mejor servicio. El archivo exacto es de la mayor importancia: un papel traspapelado está en realidad perdido, y podrá ser el origen de infinitas perturbaciones en la organización.

Tan importante como esto es deshacerse de viejos archivos que ya no sirven. Conservar estos papeles significa que se debe comprar una cantidad excesiva de muebles para archivos y que el espacio que ellos ocupen será malgastado. En algunas compañías la manía de ahorrar lo que no se puede ahorrar es tan grande que hasta llegan a necesitar ampliaciones de edificios. Cada compañía deberá desarrollar un plan que esté de acuerdo con sus propias necesidades y que indique por cuánto tiempo un pedazo de papel deberá ser conservado antes de ser eliminado.