Gestión del recurso material y humano

CONTROL DE FORMULARIOS

 

En la mayor parte de las compañías, una de las fuentes de considerables ahorros es el control de los formularios.

Debido a que éstos se confeccionan en ciertos tamaños corrientes de papel, si el que diseña un formulario especifica un tamaño fuera de lo corriente, malgasta papel. Y además, los formularios no entrarían probablemente en forma adecuada en los cajones de los archivos. Así también, la calidad del papel no deberá ser mejor de lo que se justifique por el uso que deba soportar el formulario y por el número de años que deba ser mantenido en uso. Además, antes de ordenar la confección de un formulario, deberá verificarse qué cantidad de éstos hay aún en existencia e incluso también si se contempla algún cambio en el diseño del formulario.

 

CONSERVACIÓN DE MÁQUINAS Y EQUIPOS

 

Una de las tareas que a menudo debe realizar el gerente es verificar que las maquinarias y equipos, como así también el resto del edificio, sean mantenidos en un estado adecuado. Deberá ser él quien decida si habrá de ser personal propio el que efectúe el servicio de conservación de las máquinas de escribir o si hará realizar este servicio por parte de la compañía vendedora de las máquinas. Algunos tipos de equipos para oficina, tales como máquinas tabuladoras o máquinas contabilizadoras, son tan complicados, que muchas compañías han llegado a la conclusión de que se obtienen mejores resultados ordenan. do que este servicio sea atendido desde afuera. Hay muchas oportunidades que se presentan al gerente de oficinas para reducir los costos. Entre estas oportunidades, que pueden ser investigadas, se encuentran las siguientes:

a)      Las actividades que pueden ser ceno tralizadas en una forma más efectiva.
b)      Reducción de los gastos por medio de
c)    El uso de un presupuesto.
d)    El estudio del uso de abastecimiento de papelería y de oficina.
e)    El estudio del uso del teléfono y de los servicios telegráficos.
f)    El estudio de los formularios.

Maneras de controlar la cantidad de trabajo producido:

a)    Por medio de informes sobre la cantidad y calidad.
b)    Por medio de informes que indiquen el costo por unidad de trabajo.
c)    Por medio del uso de estímulos.

 

 Estudiando el control del trabajo.

1)Controlar la calidad del trabajo.

5) Estudiar métodos de repetición.

Esta lista no puede ser en modo alguno considerada completa, pero será suficientemente sugestiva para indicar algunas de las oportunidades.