La organización jerárquica del personal de una empresa

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La organización jerárquica, es decir, los canales a lo largo de los cuales fluyen las órdenes, debe ser estable y definida. No debe haber ninguna duda acerca de quién debe recibir los informes de un empleado; éste debe ser vigilado directamente por un jefe y no por dos o más. No debe haber vacíos en la organización jerárquica ni actividades en que no se haya especificado a qué superior se deberá informar, lo cual podrá ocurrir en aquellos casos en que una organización crece muy rápidamente, sin tener por base un plan previo.

Generalmente la organización jerárquica de una empresa se traza en gráficos que indican los conductos primarios de autoridad dentro de la organización. Estos gráficos de organización, sin embargo, deben ser usados con cuidado. Debido a que las organizaciones son dinámicas y cambian constantemente, los gráficos de organización deben ser cambiados a menudo de. acuerdo con las nuevas modalidades, y mantenerse al día. De lo contrario indicarán la organización del pasado y no del presente. Es más: los gráficos de organización no deben indicar los cruces de relaciones entre departamentos. Si se indicaran en el gráfico, darían por resultado una red de líneas que nadie podría entender. Por ejemplo, el departamento de ventas tiene relaciones o contactos con el departamento de producción, con el departamento de crédito, con el de control de producción, etc., todos los cuales no pueden ser normalmente indicados en el gráfico. Por otra parte, algunas personas podrán tener dentro de la organización una influencia excesiva con respecto a la que se ha indicado en el gráfico, o viceversa.
 
Después de haber establecido los grados de autoridad, es importante fijar la responsabilidad de cada uno. Cada tarea y las responsabilidades inherentes deberán ser cuidadosamente definidas, de modo que no haya repetimos superposiciones o vacíos. La cabeza del negocio delega responsabilidad o ciertas atribuciones en sus subordinados; cuando hace esto, deberá exigirles responsabilidad por su ejecución. Sin embargo, cuando delega autoridad y responsabilidad, no se releva de ella, sino que él será siempre el responsable, aun en el caso de que las personas a quienes delega parte de su responsabilidad no procedan satisfactoriamente.